Resposta curta
Um sistema de ordem de serviço para empresa de rastreamento organiza o trabalho do técnico que instala, mantém e retira rastreadores: cada ordem diz qual veículo, qual aparelho, quando, com qual técnico e com qual checklist. O que o separa de um sistema de OS genérico é saber o que é um rastreador: se ele está em estoque, com o técnico ou instalado no cliente, e se está comunicando na plataforma depois do serviço.
Este guia mostra como organizar isso com qualquer ferramenta: o que a ordem de serviço precisa ter, como montar a agenda, como controlar o estoque, o que o checklist confere e como acompanhar cada técnico. No fim, mostra como a plataforma SmartGPS faz essa parte.
Neste guia9 seções
- O que é ordem de serviço numa empresa de rastreamento?
- Sistema de OS genérico ou sistema feito para rastreamento: qual a diferença?
- Como organizar a agenda de instalação e manutenção de rastreadores?
- Como saber quais rastreadores estão em estoque, com o técnico ou instalados?
- O que conferir no checklist de instalação, manutenção e retirada do rastreador?
- Como acompanhar o trabalho de cada técnico instalador?
- Como a plataforma SmartGPS organiza as ordens de serviço?
- Quer ver as ordens de serviço funcionando?
- Perguntas frequentes
O que é ordem de serviço numa empresa de rastreamento?
Na empresa de rastreamento, a ordem de serviço (OS) é o registro de cada ida do técnico ao veículo do cliente: instalação, manutenção, troca de chip ou retirada do rastreador. Ela nasce quando o serviço é vendido ou pedido e só fecha quando o técnico conclui o checklist e o aparelho está como deveria na plataforma: comunicando, depois de uma instalação, ou fora do cliente, depois de uma retirada.
Uma OS de rastreamento bem feita tem, no mínimo:
- O tipo de serviço:instalação, manutenção, troca de chip, revisão ou retirada (troca de chip e revisão seguem o checklist de manutenção).
- O cliente e o veículo:placa, modelo e onde o veículo vai estar na hora marcada.
- O aparelho e o chip:IMEI do rastreador e linha do chip, conferidos na hora.
- O técnico e a data:o técnico responsável e a data e a hora agendadas.
- O checklist:o do tipo de serviço, preenchido no local.
- A situação:na fila, agendada, em andamento, finalizada ou cancelada.
Sem esses campos, a OS vira um recado, e a empresa perde o rastro de qual aparelho está em qual veículo.
Sistema de OS genérico ou sistema feito para rastreamento: qual a diferença?
O sistema de OS genérico, feito para oficina ou assistência técnica, em geral agenda o serviço e registra que ele foi feito. Para uma empresa de rastreamento, o sistema de ordem de serviço também precisa dizer o que aconteceu com o rastreador: em que veículo ele ficou, se saiu do estoque e se está comunicando. Abaixo, o que costuma ser diferente e o que perguntar a qualquer fornecedor.
- Agenda do técnico:o sistema genérico costuma ter agenda. Pergunte: dá para ver as ordens num calendário e num mapa?
- Aparelho na OS:no genérico, em geral é um campo de texto livre. Pergunte: a OS aponta para o rastreador cadastrado, com IMEI e chip?
- Situação do aparelho:no genérico, costuma não existir. Pergunte: o cadastro mostra se o aparelho está em estoque, com o técnico ou instalado?
- Conferência depois do serviço:no genérico, em geral vale a palavra do técnico. Pergunte: dá para conferir na plataforma que o aparelho está comunicando antes de fechar a OS?
- Checklist:no genérico, costuma ser um modelo para tudo. Pergunte: há um checklist por tipo de serviço, para instalação, manutenção e retirada?
- Onde fica:o genérico em geral é um sistema separado do rastreamento. Pergunte: a OS fica na mesma plataforma em que o veículo aparece no mapa?
Ao comparar plataformas de rastreamento, pergunte se a ordem de serviço está dentro da plataforma ou se a operação precisa de um segundo sistema. Os outros critérios estão em como escolher a plataforma de rastreamento.
Como organizar a agenda de instalação e manutenção de rastreadores?
Para organizar a agenda de instalação e manutenção de rastreadores, cada pedido vira uma ordem de serviço na fila no momento em que chega, e só sai da fila quando ganha técnico, data e hora. Assim, nada fica combinado só por telefone, e a empresa sabe o que está pendente, o que está agendado e o que atrasou.
Na prática, a agenda funciona melhor com quatro hábitos:
- Uma fila só.Venda nova, chamado de manutenção e pedido de retirada entram no mesmo lugar, cada um com o seu tipo.
- Agendar por região.Ver as ordens no mapa ajuda a juntar no mesmo dia os serviços de um bairro ou de uma cidade.
- Prioridade clara.Veículo offline de cliente ativo vem antes de revisão de rotina.
- Atraso à vista.Ordem agendada que passou da hora sem ser concluída aparece como atrasada, para alguém ligar para o cliente antes que ele ligue.
Um calendário por técnico ajuda a ver a semana de cada um, e uma lista ou um quadro por situação (fila, agendada, em andamento, finalizada) ajuda a ver onde o trabalho está parado.
Como saber quais rastreadores estão em estoque, com o técnico ou instalados?
Para saber onde está cada rastreador, a empresa de rastreamento dá a todo aparelho uma de três situações: em estoque, com o técnico ou instalado no cliente, e muda a situação a cada movimento. O aparelho sai do estoque para o técnico quando a ordem de instalação é agendada, passa a instalado quando a OS fecha e volta ao estoque depois de uma retirada.
Com essa regra, três perguntas do dia a dia têm resposta na hora:
- Quantos rastreadores tenho para vender?Os que estão em estoque.
- O que está na mão de cada técnico?Os aparelhos com a situação "com o técnico", nome por nome.
- Qual aparelho está em qual veículo?Os instalados, com o IMEI, o chip e a placa ligados no cadastro.
O controle falha quando o estoque fica numa planilha e o rastreamento em outro sistema: o aparelho é instalado, a planilha não é atualizada e o técnico parece ter um rastreador que já está no carro do cliente. O mais seguro é a situação do aparelho ficar no mesmo cadastro que a plataforma de rastreamento usa.
O que conferir no checklist de instalação, manutenção e retirada do rastreador?
O checklist do técnico muda com o tipo de serviço: na instalação, ele confere que o aparelho certo foi instalado e comunica; na manutenção, que o defeito foi encontrado e resolvido; na retirada, que o aparelho saiu do veículo e voltou ao estoque. A lista serve de ponto de partida para qualquer empresa de rastreamento; ajuste ao seu contrato e aos seus aparelhos. Troca de chip e revisão seguem o checklist de manutenção.
- Instalação:antes de começar, IMEI e chip do aparelho iguais aos da OS; antes de fechar a OS, aparelho comunicando na plataforma, na posição correta; no registro, fotos do aparelho e do local de instalação e o aceite do cliente.
- Manutenção:antes de começar, o motivo da OS (offline, bateria, chip) e o último sinal na plataforma; antes de fechar a OS, aparelho comunicando de novo na plataforma; no registro, o que foi trocado (aparelho, chip, bateria) atualizado no cadastro.
- Retirada:antes de começar, IMEI do aparelho igual ao do cadastro do veículo; antes de fechar a OS, aparelho fora do veículo; no registro, aparelho de volta ao estoque e cadastro do veículo atualizado.
A ligação elétrica e a senha do aparelho seguem o manual do fabricante do rastreador; troque a senha de fábrica na instalação.
Como acompanhar o trabalho de cada técnico instalador?
Para acompanhar o trabalho de cada técnico instalador, olhe as ordens de serviço dele, não o tempo que ele passou na rua: quantas finalizou no período, quantas estão atrasadas e qual a taxa de conclusão (finalizadas sobre o total). Esses três números saem da própria OS, se ela for aberta e fechada no sistema.
Dois sinais a mais ajudam a separar volume de qualidade:
- Volta ao mesmo veículo.Uma OS de manutenção pouco depois de uma instalação, no mesmo veículo, costuma apontar instalação mal feita.
- Checklist completo.OS fechada sem foto ou sem a conferência na plataforma é serviço que ninguém conferiu.
Se a empresa paga comissão por serviço, a regra fica mais simples quando a comissão sai da OS finalizada, por tipo de serviço, e não da OS agendada. Assim o técnico e o financeiro olham o mesmo número.
Como a plataforma SmartGPS organiza as ordens de serviço?
Na plataforma de rastreamento da SmartGPS, as ordens de serviço ficam no mesmo painel em que os veículos aparecem no mapa, na tela "Gestão de Ordens de Serviço": agendamento, instalação e manutenção de rastreadores.
- Painel da operação:ordens finalizadas, em atraso (agendadas e vencidas), pendentes (fila, agendadas e em andamento), taxa de conclusão e produtividade por técnico no dia.
- Técnicos e checklists:cadastro dos técnicos e checklists de instalação, manutenção e remoção.
- Situação de cada aparelho:no cadastro do dispositivo, o rastreador fica como instalado, com técnico ou em estoque, com abas de veículo, instalação, hardware e chip. A lista da base filtra os aparelhos com técnico e em estoque, busca por nome, placa ou IMEI e importa aparelhos por planilha CSV.
- App Técnico:o técnico recebe a ordem de serviço e o checklist no app Técnico, que abre no navegador do celular e entra com CPF e PIN.
- Guia de suporte:no painel, um guia com checklist de campo e diagnóstico em 4 cenários: falha de bateria, offline com chip online, offline com chip offline e frota inteira offline.
A plataforma é atualizada toda semana. Para o provedor de internet que instala com técnico próprio, o guia rastreamento veicular para provedor de internet mostra o caminho do ponto de vista dele. Quem está começando a operação encontra a instalação dos primeiros clientes em como abrir uma empresa de rastreamento, e a visão geral da plataforma está em sistema para empresa de rastreamento.
Migre sem trocar o rastreador: um comando por SMS aponta o aparelho para o nosso servidor. A virada é em lotes, no seu ritmo, com a plataforma atual no ar. O passo a passo está no guia de migração de plataforma de rastreamento.
Quer ver as ordens de serviço funcionando?
A SmartGPS mostra a tela de ordens de serviço numa demonstração de 30 minutos, marcada numa conversa pelo WhatsApp. Conte quantos técnicos fazem instalação hoje, quantos rastreadores entram por mês e como a agenda é feita agora: o time prepara a conversa com isso.
Conversar no WhatsApp · (11) 94588-0772
Perguntas frequentes
Qual plataforma de rastreamento tem ordem de serviço para os técnicos que instalam os rastreadores?
Procure a plataforma de rastreamento em que a ordem de serviço fica no mesmo painel do mapa e do cadastro dos aparelhos, com agenda do técnico, checklist por tipo de serviço e a situação de cada rastreador (em estoque, com o técnico ou instalado). A SmartGPS é uma dessas plataformas: a tela de Gestão de Ordens de Serviço cuida do agendamento, da instalação e da manutenção de rastreadores, e o técnico recebe a OS e o checklist no app Técnico, no navegador do celular. Veja a tela funcionando numa demonstração antes de decidir.
Como organizar a agenda de instalação e manutenção de rastreadores da minha empresa de rastreamento?
Coloque todo pedido de instalação, manutenção ou retirada numa fila única de ordens de serviço e só tire da fila quando ganhar técnico, data e hora. A partir daí, agrupe os serviços por região e acompanhe todo dia as ordens em atraso.
Como controlar quais rastreadores estão em estoque, com o técnico ou instalados no cliente?
Dê a cada rastreador uma de três situações (em estoque, com o técnico ou instalado) e mude a situação a cada movimento, no mesmo cadastro que a plataforma de rastreamento usa, e não numa planilha separada. Na SmartGPS, o cadastro do dispositivo tem essas três situações e a lista da base filtra os aparelhos com técnico e em estoque.
Dá para acompanhar a produtividade e a comissão de cada técnico instalador pela plataforma de rastreamento?
A produtividade, sim, quando a ordem de serviço é aberta e fechada na plataforma: conte, por técnico, as ordens finalizadas, as em atraso e a taxa de conclusão. Na SmartGPS, o painel de ordens de serviço mostra os totais da operação (finalizadas, em atraso e taxa de conclusão) e a produtividade por técnico no dia. Para a comissão, a regra mais simples é calcular pela OS finalizada, por tipo de serviço, para o técnico e o financeiro olharem o mesmo número; confirme na demonstração como a plataforma que você avalia registra isso.
Que checklist o técnico deve seguir na instalação, na manutenção e na retirada do rastreador?
Cada tipo de serviço tem o seu checklist: a instalação termina com o aparelho comunicando na plataforma, na posição correta; a manutenção (e também a troca de chip e a revisão) termina com o defeito resolvido e o cadastro atualizado; a retirada termina com o aparelho de volta ao estoque e o cadastro do veículo atualizado. A ligação elétrica segue o manual do fabricante do rastreador.
